Règlement d'ordre intérieur vum Gemengerot an de berodende Kommissiounen

Le présent règlement d’ordre intérieur de la commune de Steinfort régit l’organisation et le déroulement des séances du Conseil communal, conformément à la loi communale modifiée du 13 décembre 1988 (ci-après «la loi communale») et compte tenu des dispositions de la loi, notamment de la loi électorale modifiée du 18 février 2003 (ci-après «la loi électorale»).

Ce règlement s’applique au Conseil communal, à ses réunions, aux commissions consultatives permanentes ou temporaires, ainsi qu’aux délégués de la commune de Steinfort au sein de syndicats intercommunaux et d’autres organisations/associations.

La composition du Conseil communal et la durée du mandat des membres du Conseil communal sont réglées par les dispositions de la loi électorale et par celles de la loi communale. Le Conseil communal est l’organe délibérant de la commune et il est composé de membres élus au suffrage universel direct pour six ans. Le Conseil communal de Steinfort est composé de 11 membres, y compris les membres du Collège des bourgmestre et échevins.

Le Conseil communal entre en fonction après nomination et assermentation du bourgmestre, des échevins, tels que proposés par la majorité des nouveaux élus au Conseil communal et assermentation des membres du Conseil communal.

Avant d’entrer en fonction, les membres du Conseil communal prêtent serment entre les mains du bourgmestre ou de celui qui le remplace. Aussitôt après la prestation de serment, il est procédé à la formation du tableau de préséance des membres du conseil. Ce tableau qui est dressé par le Conseil communal est réglé d’après l’ordre d’ancienneté de service des membres du Conseil communal et est mis à jour en cas de changement de composition du Conseil communal.

Le Conseil communal établit les règlements communaux et règle tout ce qui est d’intérêt communal, sauf ce qui est attribué à d’autres autorités par la loi ou par des conventions. Il se réunit toutes les fois que l’exigent les affaires comprises dans ses attributions et au moins une fois tous les trois mois.

La personne élue au Conseil communal, frappée d’incompatibilité par l’article 11ter de la loi communale ou par les articles 194-196 de la loi électorale, ne peut être admise à prêter serment aussi longtemps que l’incompatibilité subsiste.

Tout membre du Conseil communal qui accepte des fonctions incompatibles avec son mandat cesse de faire partie du conseil si, dans les trente jours à dater de la mise en demeure que lui notifie le Collège des bourgmestre et échevins ou le ministre des Affaires intérieures, il n’a pas résilié les fonctions incompatibles avec son mandat.

La personne élue est considérée comme se désistant de son mandat si, dans les trente jours à dater de son élection, elle n’a pas mis fin à la situation incompatible avec le mandat de conseiller communal.

La démission des fonctions de membre du Conseil communal est donnée par écrit au ministre des Affaires intérieures. Le ministre des Affaires intérieures accepte la démission du membre du Conseil communal.

Le bourgmestre ou l’échevin qui désirerait donner sa démission comme membre du Conseil communal doit avoir préalablement obtenu sa démission comme bourgmestre ou échevin par l’autorité de nomination.

Le Conseil communal est convoqué par le Collège des bourgmestre et échevins ou par le bourgmestre seul en cas d’urgence. Sur la demande écrite et motivée de la majorité des membres du conseil ou du ministre des Affaires intérieures, le Collège des bourgmestre et échevins est tenu de convoquer le conseil, avec l’ordre du jour proposé, dans un délai maximum de quinze jours.

En principe, le Collège des bourgmestre et échevins communique aux membres du Conseil communal les dates retenues provisoirement pour les séances du Conseil communal pour les six prochains mois. La convocation se fait selon les dispositions de l’article 13 de la loi communale. En parallèle, la convocation est distribuée par courrier électronique.

La convocation mentionne le lieu, le jour et l’heure de la réunion et contient l’ordre du jour. Ce dernier énumère les objets sur lesquels le Conseil communal est appelé à délibérer. L’ordre du jour détermine la suite des débats. Hormis l’urgence, qui peut être déclarée par la majorité des membres présents, aucun objet étranger à l’ordre du jour ne peut être mis en discussion.

Les membres du Conseil communal disposent d’un droit d’initiative, conformément aux articles 13 et 25 de la loi communale. Ces initiatives doivent être motivées par écrit et remises au Collège du Bourgmestre et des échevins au moins trois jours avant la réunion du Conseil communal. Les propositions ne peuvent avoir pour objet que des matières qui rentrent dans la compétence du Conseil communal et font partie de ses attributions légales :

(1) Les questions que les membres du Conseil communal se proposent d’adresser au Collège des bourgmestre et échevins doivent avoir un rapport direct avec l’administration de la commune et rentrer dans les attributions légales des autorités communales. Elles doivent être présentées de façon à se limiter aux termes indispensables pour formuler avec concision et sans commentaires leur objet.

(2) Les questions introduites par écrit et remises au Collège des bourgmestre et échevins au moins trois jours avant celui prévu pour la réunion du Conseil communal sont traitées en réunion pour autant que l’objet ou l’envergure du sujet le permettent.

Les questions introduites en dehors du délai précité et qui ne peuvent faire l’objet d’une réponse immédiate sont retenues au Collège des bourgmestre et échevins qui y répond soit par écrit dans le mois, soit oralement lors de la première réunion utile du Conseil communal. En cas de réponse écrite à l’auteur de la question, le Collège des bourgmestre et échevins en informe aussitôt le Conseil communal en lui adressant par courrier électronique le courrier de demande ainsi que la réponse y afférente.

(3) Les membres du Conseil communal peuvent également poser des questions orales, lors de la séance du Conseil communal, pour autant que leur objet présente une certaine urgence ou qu’il ait un rapport direct avec un point de l’ordre du jour.

À cette fin, le point intitulé «Questions des conseillers» figure d’office à l’ordre du jour de chaque séance du Conseil communal.

Les questions qui ne peuvent faire l’objet d’une réponse immédiate en séance sont remises au Collège des bourgmestre et échevins qui y répond soit par écrit endéans le mois, soit lors de la première réunion utile du Conseil communal.

Pour chaque point figurant à l’ordre du jour, les membres du Conseil communal peuvent consulter les actes, titres et autres pièces afférentes, endéans le délai de cinq jours ouvrables.

La consultation du dossier physique peut se faire au secrétariat communal pendant les heures d’ouverture normales de l’administration communale. A la demande des conseillers, des pièces déterminées peuvent leur être remis en photocopie. Ceci ne vaut pas pour les pièces particulièrement volumineuses ou se présentant sous un format spécial, comme par exemple des plans d’architecte. Les dossiers qui sont traités en séance à huis clos peuvent uniquement être photocopiés pour les besoins du Conseil communal.

Pour des raisons pratiques, la transmission des pièces en question se fera également par voie informatique. Le courrier électronique contenant l’ordre du jour mentionne en outre le lien pour le site «SIGI-Drive» où toutes les pièces relatives à l’ordre du jour sont consultables et téléchargeables. Au cas où des pièces figurent au dossier physique et qui ne sont pas accessibles sur «SIGI-Drive», mention en est faite dans le courrier électronique. Un courrier électronique séparé est adressé aux membres du Conseil communal avec le mot de passe pour l’accès à la plate-forme «SIGI-Drive».

En principe, les séances du Conseil communal sont publiques. Les séances publiques sont enregistrées intégralement sur fichier audio.

Toutefois, pour des considérations d’ordre public ou à cause d’inconvénients graves, le conseil, à la majorité des deux tiers des membres présents, peut décider, par délibération motivée, que la séance est tenue à huis clos. Les délibérations prises à huis clos ne sont pas accessibles aux tiers aussi longtemps que le conseil n’a pas décidé de les rendre publiques.

Le bourgmestre ou celui qui le remplace préside le Conseil communal. Le président ouvre et clôt la séance. Il dirige les débats avec objectivité et impartialité.

Chaque parti politique doit désigner un porte-parole pour les réunions du Conseil communal.

Le président peut rappeler nominativement à l’ordre les membres du Conseil qui auraient troublé les débats. Il a seul la police de l’assemblée et peut faire expulser de l’auditoire ou faire arrêter toute personne qui trouble l’ordre.

Le président peut suspendre les débats pour une durée qu’il détermine, sans qu’elle puisse dépasser deux heures:

• dans le cas où l’assemblée deviendrait tumultueuse et qu’en dépit d’un avertissement, le trouble continue;
• dans le cas où la majorité des membres souhaiterait disposer d’un délai de réflexion avant de se prononcer au sujet d’un point de l’ordre de jour.
• à la demande d’un groupement politique, une pause de réflexion et/ou de concertation d’un maximum de 15 minutes est accordée pour un point figurant à l’ordre du jour.

Lorsque le temps fixé pour la suspension est écoulé, la séance est reprise de droit.

Une pause de midi d’une durée de deux heures est prévue d’office pour les réunions.

Le président accorde la parole dans l’ordre des demandes, à moins qu’il ne juge opportun de faire parler alternativement pour et contre la proposition.

En principe le temps de parole de chaque conseiller ne peut être soumis à une restriction. Le président ne peut refuser la parole à un membre du Conseil communal qui veut intervenir pour répondre à un fait personnel ou pour en appeler au présent règlement.

Le Conseil communal décide à la majorité des suffrages. En cas de partage, l’objet en discussion devra être reporté à l’ordre du jour de la séance suivante; au même cas de partage dans cette seconde séance, le Bourgmestre, ou celui qui le remplace, a voix prépondérante.

Au début de chaque réunion, le président tire au sort le nom du premier votant. Par la suite, les membres du Conseil communal votent à haute voix et par ordre alphabétique, en commençant par le conseiller désigné comme premier votant, à l’exception des décisions requérant le vote au scrutin secret conformément aux stipulations de la loi communale.

En principe les membres du conseil communal doivent être personnellement présents aux séances du Conseil communal. Il y a néanmoins des hypothèses où les raisons pour l’absence ou l’empêchement d’un membre du Conseil communal sont légitimes, mais qui ne devraient pas les priver d’exercer leur droit de vote au sein d’une séance du conseil communal.

Dans le cas d’un empêchement, un membre du Conseil communal peut déléguer à un autre membre du Conseil communal de son choix, le pouvoir de voter en son nom. L’exercice de la délégation de vote est réglé par l’article 19bis de la loi communale. La délégation se fait par écrit, est horodatée et porte les noms et prénoms du membre du Conseil communal délégant et du membre du Conseil communal délégataire, la date de la séance et les points de l’ordre du jour pour lesquels elle est donnée. Une copie de la délégation est immédiatement transmise au bourgmestre ou à son remplaçant. La délégation peut être donnée aussi bien avant la séance qu’en cours de séance et elle est révocable à tout moment par écrit.

Conformément à l’article 20 de la loi communale, les membres du corps communal, le secrétaire et le receveur ne doivent pas participer aux décisions du Conseil communal et du Collège des bourgmestre et échevins qui les concernent eux-mêmes ou leurs proches. Ils ne doivent pas non plus représenter la commune ou ses adversaires en justice, ni conclure des marchés avec la commune, sauf exception. Ils doivent éviter tout conflit d’intérêts.

Le secrétaire communal rédige les délibérations du Conseil communal sur un registre officiel. Elles sont signées par les membres présents et indiquent le résultat du vote. Elles ne peuvent être communiquées qu’après les signatures de la majorité. Le Bourgmestre et le secrétaire signent aussi les expéditions des délibérations.

Le Collège des bourgmestre et échevins est habilité à inviter les membres du Conseil communal à des commissions de travail. Ces réunions, se déroulant à huis clos et dirigées par le bourgmestre ou son remplaçant, ont pour but de fournir aux membres du Conseil communal une opportunité de se pencher en détail sur les dossiers. Les procédures d’organisation, de convocation et d’établissement de l’ordre du jour suivent les mêmes directives que celles des séances délibératives du Conseil communal, fixées dans le présent règlement. Néanmoins, il est à noter qu’aucune décision formelle n’est prise au cours de ces commissions de travail.

Pour l’assistance aux réunions du Conseil communal et des commissions de travail du Conseil communal, les membres du Conseil communal touchent des jetons de présence dont le montant est fixé par délibération spéciale.

Pour optimiser et intensifier l’information aux citoyens, il est recouru aux nouvelles technologies multimédias. Les débats sont reproduits intégralement (fichier audio) sur le site internet de la commune de Steinfort endéans les cinq jours ouvrables suivant les séances du Conseil communal.

En outre, les délibérations du Conseil communal sont résumées dans un bulletin communal distribué régulièrement à tous les ménages de la commune.

Il contient l’essentiel des discussions, des délibérations et des décisions prises par le Conseil communal avec, chaque fois, le nombre des membres du Conseil communal qui ont voté pour et contre, respectivement se sont abstenus.

Le rôle des commissions consultatives consiste à conseiller le Conseil communal compte tenu de leurs compétences respectives. A cet effet elles examinent dans les meilleurs délais les affaires qui leur sont soumises et émettent leur avis motivé ou donnent des recommandations. Le caractère consultatif des commissions implique que le Conseil communal reste libre dans ses décisions et n’est pas obligé de se lier à ces avis.

En dehors des commissions prévues par les lois et règlements, le Conseil communal institue des commissions consultatives suivantes :

• Commission des bâtisses
• Commission des finances
• Commission de la sécurité, prévention et circulation
• Commission de la famille et des seniors
• Commission de la culture et du tourisme
• Commission des sports et loisirs
• Commission de la jeunesse
• Commission de l’environnement et de la mobilité douce
• Commission sociale et de l’égalité des chances

Le Conseil communal peut créer d’autres commissions consultatives spéciales à compétence déterminée toutes les fois qu’il le juge nécessaire.

Elles peuvent, avec l’autorisation préalable du Collège des bourgmestre et échevins, effectuer des visites sur les lieux qu’elles jugent utiles à l’accomplissement de leur mission.

Les commissions obligatoires sont :

• la commission scolaire
• la commission des loyers
• la commission de surveillance de l’enseignement musical
• la commission du vivre-ensemble interculturel

La composition et le fonctionnement de la commission scolaire sont réglés par le règlement grand-ducal du 28 mai 2009 ayant pour objet de déterminer :

1. les modalités d’élection des représentants des parents d’élèves à l’école et à la commission scolaire communale ;
2. les modalités d’élection des représentants du personnel des écoles à la commission scolaire communale ;
3. l’organisation et le fonctionnement de la commission scolaire communale.

La composition et le fonctionnement de la commission des loyers sont réglés par le règlement grand-ducal du 19 février 2008 déterminant la zone de compétence territoriale et le siège des commissions des loyers instituées pour l’ensemble des communes de moins de 6.000 habitants, prévues par l’article 7 de la loi du 21 septembre 2006 sur le bail à usage d’habitation et modifiant certaines dispositions du Code civil, et déterminant le montant des indemnités revenant aux membres et aux secrétaires des commissions des loyers.

La commission des loyers du canton de Capellen est territorialement compétente pour les communes de Garnich, Hobscheid, Kehlen, Koerich, Kopstal et Steinfort, faisant partie du canton de Capellen.

La composition et le fonctionnement de la commission de surveillance de l’enseignement musical sont réglés par l’article 6) de la Convention de coopération régionale, signée en date du

Les commissions obligatoires sont :

• la commission scolaire
• la commission des loyers
• la commission de surveillance de l’enseignement musical
• la commission du vivre-ensemble interculturel

La composition et le fonctionnement de la commission scolaire sont réglés par le règlement grand-ducal du 28 mai 2009 ayant pour objet de déterminer :

1) les modalités d’élection des représentants des parents d’élèves à l’école et à la commission scolaire communale ;

• 2) les modalités d’élection des représentants du personnel des écoles à la commission scolaire communale ;

3) l’organisation et le fonctionnement de la commission scolaire communale.

La composition et le fonctionnement de la commission des loyers sont réglés par le règlement grand-ducal du 19 février 2008 déterminant la zone de compétence territoriale et le siège des commissions des loyers instituées pour l’ensemble des communes de moins de 6.000 habitants, prévues par l’article 7 de la loi du 21 septembre 2006 sur le bail à usage d’habitation et modifiant certaines dispositions du Code civil, et déterminant le montant des indemnités revenant aux membres et aux secrétaires des commissions des loyers.

La commission des loyers du canton de Capellen est territorialement compétente pour les communes de Garnich, Hobscheid, Kehlen, Koerich, Kopstal et Steinfort, faisant partie du canton de Capellen.

La composition et le fonctionnement de la commission de surveillance de l’enseignement musical sont réglés par l’article 6) de la Convention de coopération régionale, signée en date du 1^er juillet 2015 par les Collèges des bourgmestres et échevins des communes de Bertrange, Garnich, Hobscheid, Kehlen, Koerich, Kopstal, Leudelange, Mamer, Steinfort et Strassen au sujet de la création de la « Regional Museksschoul Westen ».

La commission du vivre-ensemble interculturel est fixée par la loi relative au vivre-ensemble interculturel du 23 août 2023. Selon l’article 10 de cette loi, les membres de la commission communale sont nommés par le Conseil communal et doivent résider ou travailler sur le territoire de la commune. Au moins un représentant du Conseil communal est membre de la commission du vivre-ensemble interculturel. L’organisation et le fonctionnement de la commission est fixée par le présent règlement.

juillet 2015 par les Collèges des bourgmestres et échevins des communes de Bertrange, Garnich, Hobscheid, Kehlen, Koerich, Kopstal, Leudelange, Mamer, Steinfort et Strassen au sujet de la création de la «Regional Museksschoul Westen».

La commission du vivre-ensemble interculturel est fixée par la loi relative au vivre-ensemble interculturel du 23 août 2023. Selon l’article 10 de cette loi, les membres de la commission communale sont nommés par le Conseil communal et doivent résider ou travailler sur le territoire de la commune. Au moins un représentant du Conseil communal est membre de la commission du vivre-ensemble interculturel. L’organisation et le fonctionnement de la commission est fixée par le présent règlement.

Les membres des commissions sont proposés par les différents groupements politiques. Ils sont nommés par le Conseil communal en séance à huis clos. Le vote se fait en principe en bloc et à haute voix, le scrutin secret étant de rigueur si un membre du Conseil communal le demande.

Les commissions consultatives sont composées de cinq membres effectifs au moins et de treize membres effectifs au plus. En plus des membres effectifs le Conseil communal peut désigner des membres suppléants. En cas d’absence d’un membre effectif, le président procède au tirage au sort au début de la réunion pour choisir un remplaçant parmi les membres suppléants présents. Le membre suppléant désigné devient alors membre effectif à ce moment. La liste de présence des membres effectifs est ainsi établie pour la durée de la réunion et ne pourra pas être modifiée ultérieurement.

Dans chaque commission consultative, chaque groupement politique représenté au Conseil communal a droit à au moins un membre effectif.

Les membres des commissions consultatives doivent être majeurs, être domiciliés sur le territoire de la commune et jouir des droits civils. Par ailleurs, les membres de la commission de la jeunesse doivent être âgés entre 16 ans et 35 ans au moment de leur nomination. En ce qui concerne la commission du vivre-ensemble interculturel, les membres doivent résider ou travailler sur le territoire de la commune de Steinfort. Aucun membre d’un parti politique ayant une activité, sous quelque forme que ce soit, dans la promotion de logements et immeubles résidentiels ne peut siéger dans la commission des bâtisses.

Le Conseil communal désigne parmi les membres de chaque commission consultative la personne qui en assume la présidence.

Le secrétariat de chaque commission (obligatoire ou consultative) est assuré en principe par un agent communal dont la désignation est faite par le Collège des bourgmestre et échevins. Le secrétaire de la commission ne dispose pas de droit de vote. Exceptionnellement, le secrétariat peut être assuré par un membre de ladite commission. Le Conseil communal ou le Collège des bourgmestre et échevins peut adjoindre aux membres des commissions obligatoires ou consultatives des experts. Ces experts, avec voix consultative, peuvent être choisis dans le cadre, respectivement hors de l’administration communale.

Pour les commissions énumérées ci-après, tout habitant intéressé, peut poser sa candidature pour devenir membre, avec voix délibérative, d’une commission consultative. A cette fin, le Collège des bourgmestre et échevins effectue un appel de candidatures.

• la commission de la famille et des seniors
• la commission de la jeunesse
• la commission sociale et de l’égalité des chances
• la commission du vivre-ensemble interculturel

Le membre effectif d’une commission obligatoire ou consultative qui, sans motif légitime, n’est pas présent à trois réunions consécutives d’une commission est considéré comme ayant renoncé à son mandat. Cette renonciation est formellement constatée par le Conseil communal.

Le membre suppléant d’une commission a le droit d'assister aux réunions de la commission.

Lors de la 1^ère réunion d’une commission consultative, le secrétaire dresse un tableau reprenant les noms, prénoms, matricule, adresse, adresse email, numéro de téléphone et le numéro d’un compte bancaire de chaque membre ou expert. Le secrétaire se doit de tenir ce tableau à jour.

En outre, chaque membre ou expert doit confirmer son autorisation quant à la garde de ses données personnelles aux services communaux pour la durée de son mandat. Il doit aussi se déclarer d’accord à ce que ses noms et prénoms puissent figurer sur les publications de la commune et ayant trait aux commissions consultatives de la commune de Steinfort.

Les commissions consultatives se réunissent toutes les fois que l’exigent les affaires comprises dans leurs attributions. La convocation se fait, sur demande du président ou du Collège des bourgmestre et échevins, contresigné par un membre du Collège des bourgmestre et échevins, au moins cinq jours ouvrables avant celui de la réunion ; elle mentionne le lieu, le jour, l’heure et l’ordre de jour de la réunion. Copie de la lettre de convocation est remise au Collège des bourgmestre et échevins de la même façon que tout autre courrier. Sur demande du Collège des bourgmestre et échevins, le président est tenu de convoquer la commission consultative dans un délai de 10 jours ouvrables.

Il est à préciser que chaque membre effectif ou suppléant reçoit une convocation. Les membres suppléants ont le droit d’assister aux réunions sans avoir un droit délibératif.

Le président dirige les débats. Les avis sont formulés à la majorité des voix des membres effectifs présents. L’article 20 de la loi communale modifiée du 13 décembre 1988 concernant l’interdiction des membres du corps communal d’être présents à certaines délibérations du Conseil communal est applicable par analogie aux membres des commissions légales et consultatives.

Chaque membre du Collège des bourgmestre et échevins assiste, lorsqu’il le juge opportun, aux réunions des commissions et prend part aux discussions. Il a le droit de présider la réunion.

Le compte rendu des réunions des commissions obligatoires ou consultatives est rédigé par leur secrétaire. Il indique les noms des membres effectifs ayant participé aux débats et reprend les avis qui sont formulés. Il est signé par le président et contresigné par le secrétaire. Copie du compte rendu est notifiée aux membres du Collège des bourgmestre et échevins et de la commission concernée endéans les sept jours ouvrables.

Les réunions des commissions obligatoires et consultatives ont lieu à huis clos et leurs discussions et avis sont secrets.

Il ne peut être fait état desdites discussions et avis que dans le cadre des débats du Conseil communal qui ont pour objet les affaires avisées.

Pour l’assistance aux réunions des commissions obligatoires et consultatives, les membres effectifs et experts touchent des jetons de présence dont le montant est fixé par une délibération spéciale. La liste des membres effectifs est arrêtée au début de la réunion.

Afin de permettre aux services communaux de procéder à la liquidation des jetons de présence, un relevé des présences dûment signé par les membres effectifs présents, est à remettre au service des ressources humaines de la commune de Steinfort endéans la huitaine suivant la réunion.

Lorsqu’une commission consultative a l’intention d’organiser un événement, les procédures arrêtées par le Collège des bourgmestre et échevins doivent être suivies rigoureusement.

Dès que les commissions consultatives sont composées en bonne et due forme, les procédures à suivre pour l’organisation d’un événement sont distribuées aux présidents et secrétaires des commissions respectives.

Le Conseil communal nomme, sur proposition du Collège des bourgmestre et échevins, les délégués de la commune de Steinfort aux syndicats intercommunaux et autres organisations/associations. Les délégués doivent obligatoirement faire partie du Conseil communal.

Le vote se fait à haute voix, le scrutin secret étant de rigueur si un membre du Conseil communal le demande. Ces délégués peuvent prendre des décisions engageant la commune dans le cadre des dispositions légales en vigueur relatives aux syndicats intercommunaux.

Les membres du Conseil communal ont le droit de poser aux délégués de la commune des questions au sujet des décisions prises au sein des syndicats intercommunaux et autres organisations/associations. Il y est répondu dans les meilleurs délais.

Le présent règlement d’ordre intérieur entre en vigueur dès son adoption par le Conseil communal.

Une copie du règlement d’ordre intérieur est remise à chaque membre du Conseil communal et des commissions obligatoires et consultatives.

Il peut également être consulté sur le site internet de la commune.

Le règlement d’ordre intérieur peut être révisé par une décision du Conseil communal.